ทำไมเจ้าของร้านอาหารต้องเข้าใจเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง

การดำเนินธุรกิจร้านอาหารไม่ใช่แค่การปรุงอาหารและให้บริการลูกค้าเท่านั้น แต่ยังต้องจัดการกับการสั่งซื้อวัตถุดิบ อุปกรณ์ และสิ่งของต่างๆ เพื่อให้ร้านดำเนินไปอย่างราบรื่น เมื่อติดต่อกับซัพพลายเออร์ คุณจะพบกับเอกสารต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบส่งของ (Delivery Order) และ ใบแจ้งหนี้ (Purchase Invoice)

หากคุณยังใหม่กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในร้านอาหาร คุณอาจไม่ทราบถึงความสำคัญของเอกสารพื้นฐานเหล่านี้ ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ช่วยติดตามการสั่งซื้อ การชำระเงิน และสต็อกสินค้า การเข้าใจเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาด ลดการสูญเสีย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) คือขั้นตอนแรกในการสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ เป็นเอกสารที่คุณส่งไปให้ซัพพลายเออร์ โดยระบุรายการสินค้าที่ต้องการ จำนวน ราคา และวันที่จัดส่ง สิ่งนี้ช่วยให้คุณและซัพพลายเออร์เข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังสั่งซื้อ และยังเป็นบันทึกในกรณีที่เกิดข้อพิพาท

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการไก่ 50 กิโลกรัม น้ำมันพืช 10 ลิตร และข้าว 20 กิโลกรัม คุณจะส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์พร้อมรายละเอียดเหล่านี้ เมื่อซัพพลายเออร์ได้รับและยอมรับ พวกเขาจะเริ่มเตรียมการสั่งซื้อของคุณ

ประโยชน์ของใบสั่งซื้อ

• ความชัดเจนในการสั่งซื้อ – ป้องกันความเข้าใจผิดระหว่างร้านกับซัพพลายเออร์
• การควบคุมงบประมาณ – ทราบราคาล่วงหน้าก่อนการจัดส่ง
• หลักฐานทางกฎหมาย – ใช้เป็นหลักฐานในกรณีเกิดปัญหา
• การติดตามการสั่งซื้อ – ช่วยในการจัดการและติดตามคำสั่งซื้อ

ใบส่งของ (Delivery Order) คืออะไร

ใบส่งของ (Delivery Order หรือ DO) คือเอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งมาพร้อมกับสินค้าเมื่อจัดส่งให้ร้านอาหารของคุณ ใบส่งของจะระบุสิ่งที่พวกเขาส่งมาให้ และช่วยให้คุณตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้องหรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากใบสั่งซื้อของคุณระบุไก่ 50 กิโลกรัม แต่ใบส่งของระบุเพียง 40 กิโลกรัม คุณสามารถสอบถามซัพพลายเออร์ทันที ใบส่งของไม่รวมราคา จะแสดงเพียงสิ่งที่จัดส่งมาเท่านั้น

ความสำคัญของใบส่งของ

• การตรวจสอบความถูกต้อง – เปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อ
• การรับรองการจัดส่ง – ยืนยันว่าสินค้าถูกส่งมาแล้ว
• การบันทึกเวลา – ทราบวันและเวลาที่ได้รับสินค้า
• การป้องกันปัญหา – ช่วยระบุปัญหาได้ทันที

ใบรับรองการรับสินค้า (Goods Received Note) คืออะไร

ใบรับรองการรับสินค้า (Goods Received Note หรือ GRN) คือเอกสารที่คุณสร้างขึ้นหลังจากตรวจสอบสินค้าที่จัดส่งมาแล้ว เป็นการยืนยันว่าคุณได้รับสินค้าที่ถูกต้องในจำนวนและสภาพที่เหมาะสม

หากซัพพลายเออร์จัดส่งมะเขือเทศที่เสียหายหรือแป้งน้อยกว่าที่สั่ง คุณจะระบุในใบรับรองการรับสินค้า สิ่งนี้จะช่วยเมื่อต้องหารือปัญหากับซัพพลายเออร์ในภายหลัง ใบรับรองการรับสินค้าเป็นหลักฐานของสิ่งที่คุณได้รับจริง

ประโยชน์ของใบรับรองการรับสินค้า

• การป้องกันการสูญเสีย – บันทึกสินค้าที่ได้รับไม่ครบหรือเสียหาย
• หลักฐานการรับสินค้า – ใช้อ้างอิงเมื่อเกิดปัญหา
• การควบคุมคุณภาพ – ตรวจสอบคุณภาพสินค้าก่อนใช้งาน
• การจัดการสต็อก – ช่วยในการอัปเดตระบบสต็อกสินค้า

ใบแจ้งหนี้การซื้อ (Purchase Invoice/Supplier Invoice) คืออะไร

หลังจากจัดส่งสินค้าแล้ว ซัพพลายเออร์จะส่ง ใบแจ้งหนี้การซื้อ (Purchase Invoice หรือ Supplier Invoice) เอกสารนี้จะระบุรายการสินค้าที่จัดส่ง ราคา และจำนวนเงินรวมที่คุณต้องชำระ

ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่งไก่ 50 กิโลกรัม ในราคา 15 บาทต่อกิโลกรัม ใบแจ้งหนี้จะแสดง 750 บาทสำหรับไก่ รวมกับต้นทุนทั้งหมดของรายการอื่นๆ เอกสารนี้สำคัญสำหรับการชำระเงินและการเก็บบันทึกทางการเงิน

ความสำคัญของใบแจ้งหนี้

• การชำระเงิน – ระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระ
• การบันทึกทางการเงิน – ใช้ในการทำบัญชีและรายงาน
• การตรวจสอบความถูกต้อง – เปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อและใบส่งของ
• การวางแผนกระแสเงินสด – ช่วยในการจัดการเงินทุนหมุนเวียน

ใบลดหนี้ (Credit Note) คืออะไร

ใบลดหนี้ (Credit Note) จะออกเมื่อมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์หรือเมื่อคุณส่งคืนสินค้า หากซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินสำหรับไก่ 50 กิโลกรัม แต่จัดส่งเพียง 40 กิโลกรัม พวกเขาจะออกใบลดหนี้สำหรับจำนวนเงินส่วนเกินที่เรียกเก็บผิด หากคุณส่งคืนนมที่หมดอายุ พวกเขาจะออกใบลดหนี้สำหรับจำนวนเงินที่คุณจ่ายไป

แทนที่จะคืนเงิน ซัพพลายเออร์จะหักจำนวนเงินนี้จากการชำระเงินครั้งถัดไปของคุณ

ความสำคัญของใบลดหนี้

• การแก้ไขข้อผิดพลาด – ปรับปรุงข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
• การจัดการการส่งคืน – บันทึกสินค้าที่ส่งคืน
• การปรับปรุงบัญชี – ช่วยในการทำบัญชีที่ถูกต้อง
• การรักษาความสัมพันธ์ – แสดงถึงความซื่อสัตย์ของซัพพลายเออร์

ความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารเหล่านี้

เอกสารแต่ละชนิดมีบทบาทในการรับรองกระบวนการสั่งซื้อและการชำระเงินที่ราบรื่น นี่คือวิธีที่พวกเขาเชื่อมโยงกัน:

1. ใบสั่งซื้อ (PO) เริ่มต้นทุกสิ่ง คุณส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อขอสินค้า
2. ใบส่งของ (DO) ตามมาเมื่อซัพพลายเออร์จัดส่งสินค้า ยืนยันสิ่งที่ได้รับการส่ง
3. ใบรับรองการรับสินค้า (GRN) สร้างขึ้นหลังจากตรวจสอบการจัดส่งเพื่อยืนยันสิ่งที่ได้รับ
4. ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ ออกโดยซัพพลายเออร์สำหรับการชำระเงินตามสิ่งที่จัดส่ง
5. ใบลดหนี้ ออกหากมีข้อผิดพลาดหรือการส่งคืน ปรับจำนวนเงินที่ค้างชำระ

ทำไมการเข้าใจเอกสารเหล่านี้จึงสำคัญ

การใช้เอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้องช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียทางการเงินและเพิ่มประสิทธิภาพ ตามการศึกษาปี 2023 โดยสถาบันนักบัญชีมาเลเซีย ประมาณ 30% ของการสูญเสียทางการเงินในร้านอาหารมาจากการติดตามการสั่งซื้อและการชำระเงินซัพพลายเออร์ที่ไม่ดี

หากคุณไม่ตรวจสอบใบส่งของอย่างเหมาะสม คุณอาจจ่ายเงินสำหรับสินค้าที่ไม่เคยได้รับ หากคุณไม่ออกใบรับรองการรับสินค้า จะเป็นเรื่องยากที่จะพิสูจน์สินค้าที่ขาดหายหรือเสียหาย หากคุณไม่ตรวจสอบใบแจ้งหนี้อย่างระมัดระวัง คุณอาจถูกเรียกเก็บเงินเกินจริง

การจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ

ร้านอาหารหลายแห่งยังพึ่งพาเอกสารกระดาษ ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด การใช้ระบบดิจิทัลสามารถทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการร้านอาหารสมัยใหม่สามารถติดตามใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบรับรองการรับสินค้า และใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และรับรองว่าคุณจะมีบันทึกที่ถูกต้องเสมอ

ข้อดีของระบบดิจิทัล

• ลดข้อผิดพลาด – ระบบอัตโนมัติลดการพิมพ์ผิดและการคำนวณผิด
• ประหยัดเวลา – ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำๆ
• การติดตามแบบเรียลไทม์ – ทราบสถานะการสั่งซื้อตลอดเวลา
• รายงานที่ครอบคลุม – วิเคราะห์ข้อมูลการซื้อได้อย่างละเอียด

Food Market Hub: โซลูชันที่ครบครันสำหรับร้านอาหารไทย

Food Market Hub Thailand เป็นแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ร้านอาหารในประเทศไทยจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบของเราช่วยให้คุณจัดการทุกเอกสารที่กล่าวมาข้างต้นได้ในที่เดียว

คุณสมบัติเด่นของ Food Market Hub

• ระบบใบสั่งซื้ออัตโนมัติ – สร้างและส่งใบสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็ว
• การติดตามการจัดส่ง – ทราบสถานะการจัดส่งแบบเรียลไทม์
• การจัดการใบแจ้งหนี้ – ตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รายงานการซื้อ – วิเคราะห์ข้อมูลการซื้อเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
• การจัดการซัพพลายเออร์ – ดูแลข้อมูลและประเมินผลซัพพลายเออร์

ด้วยระบบของ Food Market Hub คุณจะไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร แต่ยังลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดและการสูญเสียทางการเงิน ตามรายงานปี 2022 โดย Deloitte ร้านอาหารที่ใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างดิจิทัลสามารถลดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อได้ถึง 40%

บทสรุป

การเข้าใจคำศัพท์การจัดซื้อจัดจ้างเช่น ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบรับรองการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้การซื้อ และใบลดหนี้ มีความสำคัญต่อการจัดการซัพพลายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารเหล่านี้ช่วยติดตามคำสั่งซื้อ รับรองการชำระเงินที่ถูกต้อง และรักษาการดำเนินงานที่ราบรื่น

ด้วยการตรวจสอบเอกสารแต่ละชิ้นอย่างระมัดระวังและพิจารณาโซลูชันดิจิทัล คุณสามารถลดการสูญเสียทางการเงินและปรับปรุงวิธีการจัดการคำสั่งซื้อซัพพลายเออร์ การติดตามกระบวนการเหล่านี้อย่างใกล้ชิดจะช่วยให้คุณดำเนินร้านอาหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและหลีกเลี่ยงต้นทุนที่ไม่จำเป็น

---

พร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของร้านอาหารคุณแล้วหรือยัง?

เริ่มต้นใช้งาน Food Market Hub วันนี้และสัมผัสกับความแตกต่างที่ระบบดิจิทัลจะสร้างให้กับการจัดการซัพพลายเออร์ของคุณ

📞 รับฟังการนำเสนอและทดลองใช้งานฟรี: www.foodmarkethub.com/restaurants-get-free-demo

💬 ติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญผ่าน LINE OA: @foodmarkethubth

Ready to Transform Your Restaurant?

Join hundreds of restaurants already using Thefeast to streamline their operations and boost profits.

Get Started Request Demo