5 คุณสมบัติสำคัญที่ควรมองหาในระบบจัดซื้อจัดจ้างร้านอาหาร
การสั่งวัตถุดิบแต่ละชนิดในร้านอาหารอาจดูเหมือนการตามจับโปเกมอน เพราะต้องคอยตามสต๊อก หาราคาดี ๆ และจัดการกับซัพพลายเออร์หลายราย หากคุณกำลังมองหาระบบที่ช่วยให้การจัดซื้อจัดจ้างง่ายขึ้น บทความนี้จะช่วยคุณได้
ต่อไปนี้คือ 5 ฟีเจอร์หลักที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างสำหรับร้านอาหาร:
1. ระบบจัดการสต๊อกพร้อมฟังก์ชัน PAR Level
การจัดการวัตถุดิบในครัวคือหัวใจของความสำเร็จ คุณต้องรู้ว่าสินค้าไหนเหลือเท่าไร ใกล้หมดเมื่อไร และควรสั่งซื้อเมื่อไร ระบบที่ดีควรมีฟีเจอร์จัดการสต๊อกแบบเรียลไทม์ และรองรับการตั้งค่าระดับ PAR (Periodic Automatic Replacement)
PAR Level คือระดับขั้นต่ำของวัตถุดิบที่ร้านควรมีอยู่เสมอ เช่น หากคุณต้องใช้ไข่ไก่วันละ 20 ฟอง PAR อาจถูกตั้งไว้ที่ 60 ฟอง เพื่อรองรับการใช้งาน 3 วัน ระบบจะช่วยแจ้งเตือนเมื่อวัตถุดิบต่ำกว่าระดับนั้น
จากข้อมูลของ Food Waste Reduction Alliance กว่า 84.3% ของอาหารที่ใช้ไม่ได้ในอุตสาหกรรมอาหารมาจากการจัดการสต๊อกที่ไม่มีประสิทธิภาพ ระบบ PAR ช่วยลดของเสียและประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก
2. การเชื่อมต่อกับซัพพลายเออร์อย่างง่ายดาย
ระบบที่ดีควรสามารถเชื่อมต่อกับซัพพลายเออร์ได้โดยตรง ไม่ต้องส่งอีเมลหรือโทรซ้ำหลายครั้ง คุณสามารถสั่งซื้อวัตถุดิบผ่านระบบได้ทันทีโดยไม่ต้องให้ซัพพลายเออร์มีระบบเฉพาะตัว
ประโยชน์คือ:
- ลดข้อผิดพลาดจากการสื่อสาร
- ประหยัดเวลา
- เสริมความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ส่งผลให้ได้ราคาดีและจัดส่งเร็วขึ้นในระยะยาว
3. รายงานวิเคราะห์พฤติกรรมการสั่งซื้อ
หนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดของระบบจัดซื้อที่ดีคือการให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมการสั่งซื้อ ระบบควรรายงานการวิเคราะห์การสั่งซื้อย้อนหลัง เช่น ปริมาณที่สั่งซ้ำ ๆ ต้นทุนเฉลี่ย และแนวโน้มราคา
ตัวอย่างเช่น:
หากพบว่าคุณสั่งซื้อเห็ดเกินความจำเป็นทุกสัปดาห์ และของเหลือจำนวนมาก คุณสามารถลดการสั่งซื้อเพื่อควบคุมต้นทุนได้
จากรายงานของ National Restaurant Association การลดของเสียเพียง 20% สามารถประหยัดต้นทุนได้ถึง 8,000 ดอลลาร์ต่อปี
4. ระบบควบคุมหลายสาขาได้จากที่เดียว
หากคุณบริหารร้านอาหารมากกว่าหนึ่งสาขา คุณคงเข้าใจดีว่าการจัดการสต๊อกในแต่ละจุดนั้นเต็มไปด้วยความซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็นการติดตามปริมาณวัตถุดิบที่เหลือในแต่ละร้าน การวางแผนจัดซื้อ การย้ายของระหว่างสาขา หรือแม้กระทั่งการควบคุมต้นทุนให้เป็นไปตามมาตรฐาน
ระบบจัดซื้อที่ดีควรมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถควบคุมและจัดการร้านทุกสาขาได้จากศูนย์กลางเดียว โดยไม่ต้องเข้าไปเช็กทีละสาขาแบบแมนนวล ซึ่งช่วยลดภาระของผู้บริหารและทีมปฏิบัติการอย่างมาก
ดูภาพรวมได้แบบเรียลไทม์
คุณสามารถดูข้อมูลสต๊อกของทุกสาขาได้จากแดชบอร์ดเดียว ไม่ว่าจะมี 2 สาขา หรือ 20 สาขา ก็สามารถตรวจสอบปริมาณวัตถุดิบที่เหลืออยู่, รายการที่ใกล้หมด, หรือการเคลื่อนไหวของวัตถุดิบได้ทันทีแบบเรียลไทม์
วางแผนการสั่งซื้อแบบรวมศูนย์
แทนที่จะให้แต่ละสาขาสั่งซื้อเองแยกกัน คุณสามารถวางแผนและส่งคำสั่งซื้อแบบรวมศูนย์ได้จากสำนักงานใหญ่ ซึ่งช่วยให้:
- ต่อรองราคากับซัพพลายเออร์ได้ดีขึ้นเพราะมีปริมาณมาก
- ลดความซ้ำซ้อนในการสั่งของ
- ป้องกันปัญหา “บางสาขาสั่งเกิน บางสาขาของหมด”
บริหารการกระจายวัตถุดิบระหว่างสาขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อบางสาขามีวัตถุดิบเหลือมากเกินความต้องการ ขณะที่อีกสาขากำลังขาด ระบบจะช่วยให้คุณบริหารการโอนย้ายวัตถุดิบระหว่างสาขาได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องสั่งของใหม่ตลอดเวลา ลดทั้งของเสียและต้นทุน
5. การวิเคราะห์ต้นทุนอย่างละเอียด
ในธุรกิจร้านอาหาร ต้นทุนวัตถุดิบถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่มีผลต่อกำไรโดยตรง การควบคุมต้นทุนอาหาร (Food Cost Control) จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการซื้อของให้ถูกที่สุดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการวางแผน เปรียบเทียบ วิเคราะห์ และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลรองรับ
ระบบจัดซื้อที่ดีควรมี ฟีเจอร์สำหรับวิเคราะห์ต้นทุนวัตถุดิบในเชิงลึก และอัปเดตราคาซื้อแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมต้นทุนได้อย่างแม่นยำและทันต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาด
ตรวจสอบราคาซื้อได้อย่างต่อเนื่อง
ระบบควรบันทึกราคาซื้อของวัตถุดิบแต่ละชนิดในทุกครั้งที่สั่งซื้อ พร้อมแสดงแนวโน้มราคาย้อนหลัง เช่น:
- ราคาเฉลี่ยต่อเดือน
- ซัพพลายเออร์ไหนมีราคาถูกกว่าหรือแพงกว่า
- ความถี่ในการขึ้น-ลงราคา
ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดเมื่อราคาวัตถุดิบมีการเปลี่ยนแปลง และสามารถวางแผนจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Q1: ระบบจัดซื้อคืออะไร และทำไมร้านอาหารถึงต้องมี?
ระบบจัดซื้อคือกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและบริหารการสั่งซื้ออย่างเป็นระบบ ช่วยควบคุมต้นทุน ลดของเสีย และเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินธุรกิจ
Q2: ระบบช่วยจัดการสต๊อกอย่างไร?
ช่วยแจ้งเตือนเมื่อต้องสั่งซื้อ พร้อมระบบ PAR เพื่อป้องกันวัตถุดิบขาดหรือเกิน ลดการสั่งเกินจนกลายเป็นของเสีย
Q3: ใช้ระบบจัดซื้อสำหรับหลายสาขาได้ไหม?
ได้ ระบบที่ดีควรมีฟีเจอร์ควบคุมหลายสาขาจากระบบเดียว เพื่อให้คุณติดตามการใช้งานและคำสั่งซื้อได้สะดวก
Q4: ระบบช่วยลดของเสียได้อย่างไร?
โดยให้ข้อมูลวัตถุดิบที่ใช้งานจริง ช่วยให้คุณสั่งซื้อในปริมาณที่เหมาะสม ไม่มากไปหรือน้อยไป
Q5: ระบบ F&B ต่างจากระบบทั่วไปอย่างไร?
ระบบ F&B ออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจอาหาร เช่น การคำนวณต้นทุนเมนู การเชื่อมกับสูตรอาหาร และการจัดการซัพพลายเออร์อาหารโดยเฉพาะ
สนใจระบบจัดการร้านอาหาร อย่างมืออาชีพ? รับชมการใช้งานเบื้องต้น Book Free Demo กับ Food Market Hub หรือ LINE OA: @foodmarkethubth
